"Durch die Abbildung von Abläufen und Prozessen wird unser auf Oracle AS Portal basierendes Mitarbeiter-Portal zum Arbeitsinterface der Zukunft, das unseren Mitarbeitern alle Informationen und Anwendungen für Ihre tägliche Arbeit zur Verfügung stellt." - Werner Lehl, Leitung Informations-Technologie, Heinrich Heine GmbH

Das Versandhaus Heinrich Heine GmbH konzentriert sich als Tochterunternehmen der international tätigen Otto Group auf die Bereiche hochwertige Mode und exklusives Wohnambiente. Obwohl das Unternehmen bereits seit längerer Zeit im Internet präsent ist, wurde das Intranet bislang nur rudimentär genutzt. So waren zwar auf einigen statischen Intranetseiten unterschiedliche Informationen über einzelne Bereiche verfügbar, es wurden über das Medium aber soweit kaum betriebliche Prozesse abgewickelt. Das Ziel bestand nun darin ein Intranet-basierendes Mitarbeiter-Portal zu schaffen, das den Mitarbeitern alle für ihre Tätigkeit erforderlichen Informationen und Anwendungen in einer integrierten Oberfläche zur Verfügung stellt. Dabei sollten Tätigkeiten ohne direkte Wertschöpfung vereinfacht sowie der Aufwand für die Informationssuche reduziert werden. Ein zentraler Punkt war dabei die Abbildung der verschiedenen Arbeitsabläufe und Prozesse, wozu allerdings in einigen Fällen auch entsprechende Prozessänderungen erforderlich waren. Dadurch ergeben sich dann Vorteile wie kürzere Durchlaufzeiten, niedrigere Kosten und die Vermeidung von Doppelaufwand.

Das Intranet als zentrale Informations- und Arbeitsplattform

Auf der Basis von Oracle Portal 10g und dem Oracle Application Server hat der Oracle Partner virtual7 für Heinrich Heine ein Intranet-Portal entwickelt, das den Mitarbeitern sowohl als zentrale Informationsplattform, als auch als Arbeitsplattform dient. Durch ein eigens für das Portal entwickeltes Content-Management-Modul auf Basis von Portalelementen ist eine dezentrale Informationserstellung und -pflege möglich, so dass die Aktualisierung der Informationen und Inhalte durch die jeweils zuständigen Abteilungen erfolgen kann.

Das Herzstück des Portals ist die personalisierbare myHeine-Seite. Hier werden dem Mitarbeiter - abhängig von der jeweiligen Hierarchie und Funktion - alle für die tägliche Arbeit erforderlichen Informationen und Anwendungen zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter können sich die benötigten Anwendungen selbst zusammenstellen und mittels eigener Register übersichtlich strukturieren. Informationen wie das interne Telefonbuch, ein internationales Wörterbuch, branchenspezifische Nachschlagewerke oder tägliche News aus der Textilwirtschaft bis hin zum interaktiven Routenplaner oder Einreise- und Visa-Bestimmungen sind somit gebündelt über die Browser-Oberfläche verfügbar. Und zwar unabhängig davon, wo diese Informationen liegen oder auf welchem System sie gehalten werden. Zudem ist eine leistungsfähige Suchfunktion vorhanden, die nach der Eingabe eines Suchbegriffs die jeweiligen Ergebnisse wie bei Google präsentiert.

Führungskräfte haben darüber hinaus Zugriff auf eine zentrale Genehmigungsmappe, in der alle genehmigungspflichtigen Prozesse im Unternehmen zusammenlaufen. Eine Nachrichtenmappe informiert zudem über den Status wichtiger Vorgänge und ermöglicht somit einen schnellen Überblick beispielsweise über die aktuelle Personalsituation.

Auch der Zugriff auf alle wichtigen Anwendungen erfolgt mittlerweile über das Portal. Dadurch müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr einzeln in die verschiedenen Anwendungen einloggen und die Wartung der Anwendungen konnte deutlich vereinfacht werden.

Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen

Verschiedene Arbeitsprozesse wurden soweit als möglich automatisiert, wie beispielsweise das Stellen eines Urlaubsantrags oder Genehmigungsprozesse. So sind für einen Urlaubsantrag anstatt bisher 30 Arbeitsschritte nur noch 3 Schritte notwendig. Ähnliche Verbesserungen wurden bei der Auswahl und Buchung von Seminaren oder der Abwesenheitsverwaltung erreicht. In diesem Zusammenhang wurde auch das in der Personalverwaltung genutzte SAP-System eingebunden, wobei Sollarbeitszeiten und Abwesenheiten täglich repliziert und abgeglichen werden. Insgesamt konnten eine Reihe von Arbeitsprozessen deutlich vereinfacht und beschleunigt werden, zudem wird mehr Transparenz erreicht und es lässt sich in vielen Fällen Doppelaufwand vermeiden.

Zukunftssichere Lösung

Bereits bei der Konzeption der Lösung standen die Rentabilität und Zukunftssicherheit im Vordergrund. Die verschiedenen betrieblichen Prozesse wurden hierzu analysiert und falls notwendig entsprechend angepasst, so dass sie mittels der eingesetzten modernen Informationstechnologie im Intranet abgebildet werden konnten. Die Prozesskosten einzelner Arbeitsabläufe im Unternehmen waren teilweise extrem hoch und konnten durch den Einsatz der Intranetanwendungen deutlich vereinfacht werden, was nicht nur Zeit- sondern auch Kostenvorteile bringt. Aufgrund der hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern und des Erfolgs dieses Portals sind bei Heinrich Heine inzwischen mehrere Folgeprojekte geplant, bzw. schon in der Realisierung, wie beispielsweise in den Bereichen Arbeitszeitverwaltung, Ressourcenverwaltung und Facilitymanagement.

Warum Oracle?

Bereits seit mehreren Jahren haben Heinrich Heine und die Otto Group unterschiedlichste Produkte von Oracle im Einsatz. Aufgrund der positiven Erfahrungen hinsichtlich Performance, Zuverlässigkeit und Funktionalität fiel die Wahl auf Oracle Portal, was außerdem wegen des Funktionsumfangs und der einfachen Implementierung als die optimale Lösung für das neue Mitarbeiter-Portal angesehen wurde.

Warum virtual7?

virtual7 zeichnet sich durch umfangreiches Know-how in den Bereichen Prozessoptimierung und Rationalisierung betrieblicher Prozesse aus und hat die Heinrich Heine GmbH schon bei mehreren anderen Projekten unterstützt. Da virtual7 zudem über Erfahrungen mit den bei Heinrich Heine eingesetzten Oracle Produkten verfügt, war dies der ideale Partner für die Realisierung eines derartigen Projekts.

Implementierungsprozess

In enger Zusammenarbeit der Berater von virtual7 sowie den Fachabteilungen und der IT-Abteilung von Heinrich Heine wurden die betrieblichen Prozesse überarbeitet und in die webbasierten Anwendungen des Portals integriert. Die Abläufe wurden in Oracle Workflow modelliert und in Java-Applikationen integriert, wodurch eine einfache Wartbarkeit, Zukunftssicherheit und Wiederverwendbarkeit garantiert werden konnte. Das Projekt wird bei Heinrich Heine dabei aber nicht als abgeschlossen betrachtet, sondern viel mehr als kontinuierlicher Integrationsprozess, so dass das Mitarbeiter-Portal stetig weiterentwickelt und erweitert wird.